ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ – RENDEZVÉNYEK
(fotózás/videózás, jelenléti ív, vendégkönyv, meghívás/RSVP)
Utolsó frissítés: 2026.03.06.
1. A tájékoztató célja
Jelen tájékoztató bemutatja, hogy a KELAKO Engineering Kft. („KELAKO”, „mi”, „Adatkezelő”) hogyan kezeli a személyes adatokat a rendezvényeihez kapcsolódóan, különösen: meghívás/RSVP, beléptetés, jelenléti ív, fotó- és videófelvételek, vendégkönyv, rendezvénnyel kapcsolatos kommunikáció és sajtómegjelenések.
Ez a dokumentum kifejezetten RENDEZVÉNYEKRE vonatkozik. A weboldal használatára (cookie-k, analitika) külön weboldalas adatkezelési/cookie tájékoztató szolgál.
2. Adatkezelő adatai
2.1 Cégnév és azonosítók
Név: KELAKO Engineering Kft.
Adószám: 32084737-2-13
Cégjegyzékszám: 13-09-222719
Központi e-mail: info@kelakoengineering.hu
2.2 Adatvédelmi kapcsolattartás
Adatvédelemmel kapcsolatos megkeresések:
E-mail: info@kelakoengineering.hu
Alternatív e-mail (rendezvény/adatvédelem): ak@kelakoengineering.com
3. Rendezvényekhez kapcsolódó adatkezelések
Az alábbi adatkezelések a konkrét rendezvénytől függően valósulhatnak meg.
3.1 Meghívók / RSVP / rendezvény-kommunikáció
Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám (ha megadod), cégnév/pozíció (ha megadod), RSVP státusz, levelezés tartalma.
Cél: meghívók küldése, részvétel visszaigazolása, rendezvény-információk (helyszín, program, érkezés) megosztása, vendéglista és kapacitás kezelése.
Jogalap: jogos érdek (rendezvény megszervezése és kommunikáció a meghívottakkal) és/vagy a te kérésedre tett lépések (amennyiben releváns).
Megőrzés: jellemzően a rendezvényt követő 12 hónapig.
3.2 Jelenléti ív (beléptetés / adminisztráció)
Kezelt adatok: név, aláírás; e-mail (opcionális); választott jelölés (igen/nem), ha alkalmazzuk.
Cél: beléptetés, rendezvény-adminisztráció, valamint a választások (pl. fotó/videó hozzájárulás) dokumentálása.
Jogalap: jogos érdek (rendezvényszervezés/beléptetés), illetve hozzájárulás (ha opcionális adatot adsz meg, vagy kifejezett hozzájárulást adsz portré/közeli felvételekhez).
Megőrzés: jellemzően a rendezvényt követő legfeljebb 3 évig, majd biztonságos megsemmisítés.
3.3 Fotózás és videózás a rendezvényen
Kezelt adatok: képmás/hang, felvétel helye és ideje.
Cél: rendezvény dokumentálása; a KELAKO kommunikációja és marketingje (weboldal, közösségi média, sajtó/PR anyagok).
Jogalap:
- jogos érdek: általános rendezvény-összefoglaló képek/videók (pl. hangulatképek, tömeg- és helyszínfelvételek),
- hozzájárulás (ha alkalmazandó): felismerhető közeli/portré jellegű felvételek vagy interjú jellegű felvételek esetén.
Tiltás/opt-out: ha nem szeretnél felismerhető közeli felvételt, kérhetsz a belépésnél „NO PHOTO/VIDEO” jelzést (matrica/karszalag), vagy jelezheted a stábnak. Igyekszünk ésszerű mértékben figyelembe venni; ugyanakkor széles látószögű tömegfelvételeknél előfordulhat szereplés.
Címzettek: fotós/videós szolgáltatók (adatfeldolgozóként), PR/sajtó partnerek; közösségi média platformok, ahol publikálunk.
Megőrzés:
- nyersanyag: jellemzően legfeljebb 12 hónap,
- kiválasztott marketing anyagok: jellemzően legfeljebb 3 év,
- publikált tartalom: a törlésig/lecserélésig.
3.4 Vendégkönyv (emlék)
Kezelt adatok: az általad beírt üzenet és minden olyan adat (név/aláírás), amit önkéntesen megadsz.
Cél: a rendezvény emlékének megőrzése (belső archívum), illetve – ha erre külön engedélyt adsz vagy anonim módon történik – visszajelzések felhasználása kommunikációban.
Jogalap: hozzájárulás (önként írsz bele).
Fontos: kérjük, ne írj be érzékeny személyes adatot (pl. egészségügyi, politikai vélemény stb.).
Megőrzés: a vendégkönyvet fizikai formában megőrizzük emlékként. Ha azt kéred, hogy az azonosítható bejegyzésedet ne publikáljuk / ne digitalizáljuk, jelezd az elérhetőségen.
3.5 Sajtó és harmadik felek felvételei
A sajtó vagy a vendégek/partnerek a rendezvényen saját célra is készíthetnek felvételeket. Ilyenkor ők önálló adatkezelők, és saját adatkezelésükért maguk felelnek.
4. Hozzáférés, adatfeldolgozók
Az adatokhoz csak azok a KELAKO munkatársak és megbízottak férnek hozzá, akiknek a rendezvény szervezéséhez és kommunikációjához ez szükséges. A fotós/videós, illetve IT/e-mail szolgáltatók adatfeldolgozóként járhatnak el.
5. Adattovábbítás és nemzetközi elérés
Ha tartalmat globális platformokon (pl. közösségi média/videómegosztó) publikálunk, az elérhető lehet világszerte, és a platform szolgáltatója a saját infrastruktúrája szerint kezelheti az adatokat.
6. Adatbiztonság
Ésszerű technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk az adatok védelmére (hozzáférés-korlátozás, jogosultságkezelés, biztonságos tárolás, megsemmisítési rend).
7. Megőrzési idők (összefoglaló)
- Meghívó/RSVP kommunikáció: jellemzően 12 hónap a rendezvény után
- Jelenléti ív: jellemzően legfeljebb 3 év
- Fotó/videó nyersanyag: jellemzően legfeljebb 12 hónap
- Kiválasztott marketing anyagok: jellemzően legfeljebb 3 év
- Publikált posztok: törlésig/lecserélésig
- Adatvédelmi megkeresések és válaszok: jellemzően legfeljebb 3 év
8. Érintetti jogok
Kérheted: hozzáférés, helyesbítés, törlés, korlátozás, adathordozhatóság; tiltakozhatsz jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen; hozzájárulásodat bármikor visszavonhatod.
Kapcsolat: info@kelakoengineering.hu / ak@kelakoengineering.com
Törekszünk 30 napon belül válaszolni.
9. Panasz benyújtása (felügyeleti hatóság)
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Telefon: +36 (1) 391-1400
Fax: +36 (1) 391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: www.naih.hu
10. A tájékoztató módosítása
A tájékoztatót időről időre frissíthetjük. Az aktuális verzió a weboldalon érhető el. Lényeges változás esetén a frissítést közzétesszük.